メール

御中と様の併用、各位様、役職に様、二重敬語、社内の語の残り。8つのパターンをスクリプトで見た。100通で試すと入れた誤り77件は全部出て、入れていない38通で空振りは0件。二重敬語のルールだけは鳴りすぎる。

返信で起きる間違いは2つだけだ。聞かれたことに答えていないのと、原文にない数字が入っていること。どちらも読むより数えたほうが早い。3点の問い合わせに対する2つの返信案をExcelで検査したら、片方で論点が1つ抜け、原文にない数字が3つ出た。

記録が効くかどうかは、書いた量ではなく、相手も見た記録かどうかと、あとで探せるかどうかで決まる。電話を切って5分で送る1通の型と、残す8つの項目、300件の記録から1件を出す式をExcelで確かめた。時刻を文字で打つと絞り込みが0件になる。