請求書

見積・受注・納品・請求を別の表で持つと、納品したのに請求していない案件が埋もれる。120件で試したら8件・866万円が平均66.9日止まっていた。番号を引き継いで1行で追う管理表のExcelを配布している。

明細の行ごとに消費税を計算して端数処理し、それを足すやり方は認められない。25行の請求書で試したら、行ごとに切り捨てると9円少なくなった。1行あたり約0.5円で、行数に比例して広がる。切捨てと切上げの差は2円しかない。

ミスのたびに項目を足した28項目の請求書チェックリストは、誰も読まなくなって添付漏れが続いた。ミスを抜け・取り違え・古い値・順番の4種類に分け、種類ごとに1項目、戻れなくなる直前に置く型にして9項目にした話と、Excelで判定と記録をする式。

メールで受け取った請求書は、データのまま保存する義務がある。専用のシステムは要らず、国税庁は表計算ソフトの索引簿か規則的なファイル名という2つの簡易な方法を示している。索引簿の列と検索の式、フォルダとの突き合わせを実際のExcelで作った。