事務

返信で起きる間違いは2つだけだ。聞かれたことに答えていないのと、原文にない数字が入っていること。どちらも読むより数えたほうが早い。3点の問い合わせに対する2つの返信案をExcelで検査したら、片方で論点が1つ抜け、原文にない数字が3つ出た。

12支店の月報から数字を集める、200件のファイル名を直す、文字化けしたCSVを直す、名簿を突き合わせる、60件を月ごとに振り分ける。5つを実際に走らせて時間を測った。処理は合計0.24秒で、時間がかかるのは頼み方を決めるところだった。

任せたのに確認が増えて損をするのは、確認のしかたが決まっていない仕事だ。事務の12の仕事を時間の式で計算したら、任せる側と自分でやる側で作業時間はほぼ同じで、確認時間だけが3.7分と17.5分に分かれた。判定の式と受け入れ条件の3行を置いた。

ミスのたびに項目を足した28項目の請求書チェックリストは、誰も読まなくなって添付漏れが続いた。ミスを抜け・取り違え・古い値・順番の4種類に分け、種類ごとに1項目、戻れなくなる直前に置く型にして9項目にした話と、Excelで判定と記録をする式。

業務一覧だけの引き継ぎ書は、月末の締めで止まる。私が使っている引き継ぎ書の型（6つの区画と書く順番）と、そのままコピーして埋められる雛形、引き継ぎ後1か月で起きた問い合わせから直した項目を書く。

「対応中」しか書いていない日報は、上司にも2か月後の自分にも役に立たない。私が使っている5つの枠と10行の型、5分で終える書く順番、Excelに1行ずつ残して探せるようにする列の決め方と、実際のExcelで確かめた集計の式。